個人情報保護ポリシー

2023年12月1日制定

TOHOアーカイブ株式会社（以下「当社」といいます。）は、お客様、お取引先、採用応募者および従業員の個人情報を、次の方針の下で適正に取り扱います。

1. 関係法令などを遵守します

（１）当社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係する法令および条例（個人情報保護委員会のガイドライン等を含みます。以下「法令等」といいます。）ならびに当社の社内規程、お取引先との契約などを遵守し、個人情報を適法かつ適正に取り扱います。
（２）将来における法律の制定もしくは改廃または日本国内外における社会慣行の変化等に応じて、適宜本保護ポリシーを改定します。

2. 個人情報は適正な方法で取得し、限られた目的にのみ利用します

（１）当社は、以下に掲げる目的の範囲内で個人情報を利用します。
1. ①お客様の個人情報の利用目的
  各種商品・サービスの実施およびこれに関するお問合せに回答するため。
  各種商品・サービスの分析、検討、改善および開発のため。
  その他各種商品・サービスに伴う業務を実施するため。
2. ②お取引先の個人情報の利用目的
  次に掲げる当社の主な事業活動を実施するため。
  １．映画・テレビ・ニュース映像・CМ等のフィルムの現像、焼付、複写、修復、メンテナンス
  ２．フィルム、磁気テープ、印刷物等に記録された映像、画像、音声等の編集、修復、デジタルデータへの変換、保存
  ３．その他前各号に附帯関連する一切の事業
  主な事業活動に関連する事業活動を実施するため。
  日本国内外における新規事業もしくはＭ＆Ａ取引を検討し、または実施するため。
3. ③採用応募者の個人情報の利用目的
  採用活動、選考および採用応募者への諸連絡等のため。
4. ④従業員（退職者を含みます。）の個人情報の利用目的
  雇用管理（その家族および在籍出向・転籍を含みます。）に関する業務のため。
  給与等の支払いに関する業務のため。
  福利厚生等に関する業務のため。
  健康管理等に関する業務のため。
  退職後の諸手続のため。
  その他法令等上および業務上必要な諸手続および諸連絡等のため。
5. ⑤上記①から⑤までに共通する個人情報の利用目的
  映像修復・デジタル化その他当社および東宝グループの事業にかかる経営分析・市場調査等のため。
（２）上記に掲げられていない目的で個人情報を利用する場合は、別途その目的を公表し、またはご本人に通知するものとし、その目的の範囲内で当該個人情報を取り扱うものとします。
（３）上記（１）（２）の範囲を超えて個人情報を利用する場合は、あらかじめご本人の同意を得るものとします。ご本人は、当社が別途指定する方法により、いつでも同意を撤回することができます。ただし、ご本人による同意の撤回は、撤回前になされた個人情報の利用の適法性に影響を及ぼさないものとします。

3. 個人情報の安全管理を徹底します

（１）当社は、個人情報の紛失、き損、社外への不正な持出し、流出、改ざん等を防止するために社内規程等を整備し、安全管理のための必要かつ適切な措置を講じます。
（２）当社は、個人情報の安全管理のため、役員および従業員に対して、日頃から適切な監督を行うことはもとより、継続的に社内教育を実施します。
（３）当社は、社内への立入制限および情報セキュリティ施策等によって、個人情報の安全管理措置を講じ、もって漏えい等の防止に努めます。
（４）保有を継続する必要がなくなった個人情報は、個人データが記載された書類の適切な方法による廃棄または情報が記録された媒体から容易に復元できない方法による削除等により消去します。

4. 個人情報を提供する業務委託先を適切に監督します

当社は、必要に応じて、個人情報の取扱いを伴う業務の全部または一部を第三者に委託する場合があります。

この場合、当社は、当該第三者との間で個人情報の適切な取扱いに関する契約を締結したうえで、委託業務の遂行に必要と認められる範囲内で当該第三者に個人情報を提供します。また、提供後においても、適切な取扱いが行われるよう当該第三者を監督するものとします。

5. 個人情報を共同利用する場合があります

（１）当社は、上記2.記載の利用目的の範囲内で、氏名、性別、生年月日、住所、電話・FAX番号、Eメールアドレス、購入履歴および契約に関する情報、写真情報、アクセス情報等の個人データの項目を、当社を共同利用の管理責任者として、東宝グループ( https://www.toho.co.jp/company/group/ )各社と共同で利用する場合があります。
（２）当社は、東宝グループ各社以外に、共同事業体または業務提携先と共同で実施する事業において、個人情報を当該共同事業体または業務提携先と共同で利用する場合があります。この場合、あらかじめ共同利用する個人データの項目、利用目的、共同利用者の範囲、管理責任者を通知し、または容易に知り得る状況に置くほか、当社が管理責任者となったときは、本保護ポリシーの規定を準用して個人情報の安全管理に努めます。

6. 個人情報は原則として第三者には提供しません

当社は、次に掲げる場合を除き、ご本人が特定され得る状態で個人情報を第三者に開示し、または提供しません。

①上記4.の業務委託先に提供する場合。
②ご本人の同意がある場合。
③裁判所その他の公的機関から開示命令を受けた場合。
④その他法令等で定められる場合。

7. 個人情報の正確性を確保するために

（１）当社は、個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めます。
（２）ご本人の個人情報の内容に変更があった場合は、必要に応じて所定の方法により変更手続をしていただきますようお願いいたします。
（３）ご本人による変更手続がなされなかったために当社からの連絡またはサービスの提供に支障が生じた場合は、当社は、一切その責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

8. 保有個人データの開示・訂正等などのお申し出にお応えします

（１）ご本人からご自身の保有個人データの開示を求められたときは、当社は、お申し出いただいた方がご本人であることを運転免許証等の本人確認書類により確認したうえで、お申し出に対応いたします。ただし、次のいずれかに該当する場合には、開示いたしません。
1. ①ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれがある場合。
2. ②当社および当社グループ各社の業務に著しく支障を来たすおそれがある場合。
3. ③法令に違反することとなる場合。
（２）ご本人の代理人（法定代理人または任意代理人）から、ご本人の保有個人データの開示を求められたときは、当社は、お申し出いただいた方について（１）と同様の方法により本人確認をさせていただき、その方がご本人の代理人として正当な権限を有することを委任状等の書類により確認したうえで、お申し出に対応いたします。
（３）ご本人またはその代理人から、ご本人の保有個人データの訂正・追加・削除（以下「訂正等」といいます。）または利用停止・消去（以下「利用停止等」といいます。）を求められたときも、（１）または（２）と同様の確認を行ったうえで、合理的な期間内に、法令等の定める範囲で当該保有個人データの訂正等または利用停止等を行うものとします。なお、これによりご本人のご要望に沿ったサービスを提供することができなくなる場合がございますので、あらかじめご了承ください。

9. お問合せ

（１）当社は、保有個人データの開示、訂正等、利用停止等のお申し出など個人情報の取扱いに関するお問合せを、トップページの「お問合せ」窓口にてお受けいたします。
（２）本保護ポリシーと規約等との間において、内容的に重複し、または齟齬のある部分については、規約等の規定が本保護ポリシーに優先して適用されるものとします。

10. その他

（１）本保護ポリシーは日本法に準拠し、日本法に従って解釈されるものとします。
（２）本保護ポリシー、規約等または本サイトに関する一切の紛争については、東京地方裁判所（本庁）を第一審の専属的合意管轄裁判所とし、当該裁判所においてこれを解決するものとします。

特定個人情報保護ポリシー

2023年12月1日制定

TOHOアーカイブ（以下「当社」とします。）は、お取引先、株主様および従業員等（以下総称して「お取引先等」とします。）から取得する特定個人情報（マイナンバーをその内容に含む個人情報をいいます。以下「特定個人情報」とします。）に関して、以下の方針の下で適正に取り扱います。

1. 関係法令・ガイドラインなどを遵守します

当社は、特定個人情報の取扱いに際し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」その他関係する法令、関係省庁のガイドライン等（以下総称して「関係法令等」とします。）および当社定める社内規程を遵守し、適正に特定個人情報を取り扱います。

2. マイナンバーは限られた利用目的にのみ取得し、利用します

（１）当社は、次に掲げる利用目的の範囲に限り、お取引先等に関する特定個人情報の取得・利用・提供を行います。

①お取引先および株主様：
- 報酬、料金、契約金および賞金等の支払調書作成事務
- 不動産の使用料等の支払調書作成事務
- 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
- 不動産の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成事務
- 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
- その他、関係法令等に定められる個人番号関係事務の実施
②従業員等およびその扶養家族：
- 税務署に提出する源泉徴収票の作成事務
- 健康保険、年金などの社会保障分野における各種手続き
- その他、関係法令等に定められる個人番号関係事務の実施
（２）上記に掲げる利用目的以外でお取引先等にマイナンバーの提供を求めません。

3. 特定個人情報の安全管理を徹底します

（１）当社は、特定個人情報の紛失、き損、社外への不正な持出し、流出、改ざん等を防止するために社内規程等を整備し、安全管理のための必要かつ適切な組織的安全管理措置を講じます。
（２）当社は、特定個人情報の安全管理のため、役員および従業員に対して、日頃から適切な監督を行うことはもとより、継続的に社内教育および訓練を実施します。
（３）当社は、社内への立入制限および情報セキュリティ施策等によって、特定個人情報の物理的・技術的安全管理措置を講じ、もって漏えい等の防止に努めます。
（４）当社は、関係法令等の規定に則り、お取引先等のマイナンバーを保管し、廃棄します。

4. お問合せ

当社は、特定個人情報の取扱いに関するお取引先等からのお問合せ（開示、訂正、利用停止または削除の要請を含みます。）を、トップページの「お問合せ」窓口にてお受けします。

5. その他

（１）特定個人情報の取扱いに関し、本保護ポリシーと個人情報保護ポリシーとの間で、内容的に重複し、または齟齬のある部分については、本保護ポリシーの規定が優先するものとします。
（２）特定個人情報の取扱いに関し、本保護ポリシーに定めのない事項については、個人情報保護ポリシーの定めに従うものとします。